Se sei un artista, se fai parte di un gruppo musicale, di un’associazione culturale, una compagnia teatrale o di qualsiasi realtà artistica, sei sicuramente assalito dal desiderio di realizzare qualche progetto o qualche evento di diversa modalità per esporre al pubblico i tuoi ultimi lavori e le tue ultime opere artistiche. Realizzare un evento, però, a primo acchito può risultare molto ostico. Chi non lo ha mai realizzato prima, di fatto, può sentirsi spaesato e può pensare che sia semplicemente impossibile coordinare tanti elementi insieme. Insomma, non saprebbe proprio da dove partire e, soprattutto, come continuare! Organizzare un evento artistico, in realtà, non è caotico come sembra. Richiede molto impegno, tanta pazienza (tantissima, dato che gli inconvenienti e le modifiche sono sempre all’ordine del giorno) e molta posticipazione ma, sicuramente, come ogni cosa ha dei suoi step by step specifici e basta soltanto imparare e seguirli. I problemi logistici, urbanistici e di spazio, inoltre, potranno risultare davvero insormontabili ma in realtà esistono diversi escamotage. Se, ad esempio, si vuole rendere un suolo pubblico o privato – specialmente a Roma o comunque nei paraggi della capitale d’Italia – agibile per tutti coloro che sono diversamente abili, basterà mettersi in contatto con noleggio pedane a Roma.
Come organizzarsi in base al budget disponibile
La grandezza e le possibilità di un evento sono determinate, il più delle volte, dalla grandezza del budget disponibile. Esistono, di fatto, eventi a low budget ed eventi ad high budget. Vi è da precisare una cosa, ossia che la maggior parte dei dissapori e dei problemi logistici sono determinati dall’aver calcolato male e, soprattutto, aver diviso male il budget.
Qualsiasi sia l’evento che si desidera organizzare, qualsiasi siano le attività in programma nel cartellone, è necessario calcolare bene il budget e razionare bene i soldi da destinare ad ogni speso che l’evento richiede nella sua complessità e totalità. Tante volte, nel cuore dell’organizzazione interna di un evento, viene scelta una sola persona – proprio in stile contabile – che si assume l’impegno di gestire i fondi dell’evento.
Il budget economico di un evento può provenire da diverse fonti: fonti private se sono i medesimi organizzatori ad accollarsi le spese economiche, spese pubbliche se invece se ne assumono l’incarico le istituzioni comunali o regionali oppure, come spesso accade, sono degli sponsor privati a finanziare l’evento in cambio di pubblicità! Gli sponsor possono essere reperiti singolarmente o mediante l’intermediazione di un’agenzia di comunicazione o di pubblicità.
Come occupare uno spazio
Nel primo paragrafo è stato precisato che è importante posticipare di molto l’organizzazione di un evento perché bisogna capire come occupare uno spazio pubblico e privato e, soprattutto, capire le disponibilità di date e di periodi dell’anno che l’ente pubblico o l’ente privato fissa per l’occupazione dello spazio. Se, ad esempio, si desidera usare un suolo pubblico bisogna assolutamente mettersi in contatto con i vertici dell’amministrazione comunale del posto e richiedere l’autorizzazione, firmando una trafila di documenti burocratici occorrenti per sottoscrivere l’autorizzazione all’uso del suolo pubblico e, ovviamente, bisogna capire le disponibilità di date che offre il comune.